Airphone Desktop Client

 

 

Eingabefeld	Beschreibung
Benutzername	Benutzername@Instanzname
Passwort	Benutzerkennwort
Server	Domain oder IP des Serverhosts
Anmeldedaten speichern?	Setzen Sie hier einen Haken, wenn sich der Client beim Starten automatisch mit den angegebenen Zugangsdaten anmelden soll.

Der Client besteht aus drei grundsätzlichen Bereichen:

• Der Bereich links beinhaltet das eigene Profil mit Kontaktliste und Umschaltleiste,
• der Bereich rechts bietet die Telefonie-Funktion
• und der mittlere Content-Bereich ist flexibel. Sie können über die rote Umschaltleiste Konversationen, Journal oder das Telefonbuch anzeigen lassen.

 

Die verschiedenen Ansicht-Möglichkeiten des Clients:

• Expanded Mode: Alle drei Bereiche sind sichtbar, der mittlere Bereich kann über die Umschaltleiste ausgewählt werden.
• Normal Mode: Es sind der Profil- und Kontakte-Bereich sichtbar, zusätzlich kann über die Umschaltleiste zwischen Konversationen, Telefonie-Funktion, Journal oder Telefonbuch gewählt werden.
• Mini Mode: Es ist nur ein Bereich sichtbar, und die Umschaltleiste ist nun unten zu finden. Über diese kann zwischen den Bereichen gewechselt werden.

Zwischen den verschiedenen Ansichten können Sie wechseln, indem Sie die Größe des Clients ändern oder indem Sie Tastenkürzel verwenden.

 

Funktionen in der Kontaktliste:

Funktion	Beschreibung
Verfügbarkeits-Status	Es stehen zur Auswahl: - grün > Verfügbar - gelb > Bin gleich zurück - rot > Bitte nicht stören (Diese Einstellung hat keine DND-Funktionalität.) Die Status-Texte können Sie nach Bedarf ändern.
Neue Gruppe erstellen	Über das “+ Symbol” können Sie eine neue permanente Gruppe erstellen.
Filter für Kontaktliste	Über die Filter/Suche finden Sie schnell, anhand Ihrer Eingaben, die gewünschten Kontakte in Ihrer Kontaktliste.
Kontakte	Hier erhalten Sie Informationen über Ihre Kontakte.
Hörer-Symbol	Mit einem Klick auf den Hörer rufen Sie den Kontakt an.
Favoriten makieren	Mit dem “Sternchen-Symbol” makieren Sie ganz einfach Ihre favorisierten Kontakte. Diese werden dann oben in der Kontaktliste angepinnt.
Teams	Hier sehen Sie die Teams in denen Sie ein festes oder flexibles Mitglied sind. Der Status Verfügbar oder Offline bezieht sich in diesem Fall darauf, ob Sie eingebucht sind oder nicht.

Jeder Kontakt in Ihrer Kontaktliste besitzt diverse Status, elche anhand der folgenden Darstellung erkennbar sind.

Über die Einstellungen können Sie auch das Airphone Softphone auswählen. Voraussetzung ist, dass Ihr Administrator Ihnen bereits ein integriertes Softphone zugewiesen hat.

Um das Softphone verwenden zu können, müssen Sie die passenden Softphone-Einstellungen vornehmen (Mikrofon und Lautsprecher auswählen). Auch wenn Ihr Client das Headset bereits erkannt hat, müssen Sie es explizit auswählen. Sollte das gewünschte Headset nicht automatisch in den Einstellungen erscheinen, müssen Sie ggf. die Audio-Einstellungen Ihrer Rechners prüfen.

Sie haben die Möglichkeit, mit der Arbeitsplatz Funktion, vorkonfigurierte Setups zu benutzen z.B. Homeoffice PC mit Hardwaretelefon. Sofern Ihnen durch einen Administrator die Rechte, für das An- und Abmelden an solch einem Arbeitsplatz, gegeben wurde, können Sie ganz einfach dieses Setup für Ihren Benutzer übernehmen.

Sie wählen einen der Ihnen zugewiesenen Arbeitsplätze aus und können von nun an das vorkonfigurierte Telefonsetup verwenden. Diese Einstellung finden Sie auch nochmals in den Follow Me Settings der Client Einstellungen.

Bevor Sie das erste Mal telefonieren, prüfen Sie bitte die Telefon-Einstellungen. Wichtig dabei ist, dass Sie, falls Ihnen mehrere Telefone zugewiesen sind, das richtige auswählen.

Der Client bietet mehrere Möglichkeiten ein Gespräch zu starten:

• Geben Sie im Wählfeld eine Nummer ein.
• Rufen Sie einen Kollegen an, indem Sie auf das grüne Hörer-Symbol in der Kontaktliste klicken.
• Klicken Sie das Hörer-Symbol im Journal-Eintrag an.
• Wählen Sie eine Nummer im Telefonbuch.

Während eines Gesprächs können Sie einen Gesprächspartner ohne Rücksprache weiter verbinden. Klicken Sie auf ‘Verbinden’ und wählen Sie die neue Zielrufnummer.

Möchten Sie den Anrufer an einen Kollegen verbinden, rechts-klicken Sie auf dessen Namen oder Profilbild in der Kontaktliste und wählen Sie Transfer.

Es ist nicht notwendig den ersten Anruf extra zu halten. Dieser wird automatisch gehalten, wenn, wie in Schritt 1 beschrieben, der neue Anruf gestartet wird. Anschließend wird im Schritt 2 der Anrufer verbunden.

Die Dreierkonferenz wird ähnlich wie Attended Transfer in zwei Schritten eingeleitet. Im ersten Schritt wird, wie bereits bekannt, der Anruf hinzugefügt.

Im Schritt 2 werden beide aktiven Anrufe mit dem Klicke auf Konferenz zu einer Dreierkonferenz zusammengeschalten. Im Schritt 3 können Sie, als Initiator der Dreierkonferenz, einen Teilnehmer aus der Konferenz entfernen.

DTMF-Töne werden verwendet um z. B. in einem Konferenzraum eine PIN zur Authentifizierung einzugeben, wenn Sie in einer Hotline durch die Eingabe von 1, 2 oder 3 an den/die gewünschten Gesprächspartner gelangen möchten oder mit einem Nummerncode eine Tür öffnen müssen.

Um mit dem Airphone Client unter Verwendung des Airphone Softphones DTMF-Töne zu versenden klicken Sie während des laufenden Gesprächs auf das Wählfeld.

Suche

Der Client bietet über das Lupen-Symbol eine sehr umfangreiche Suche. Geben Sie einen Suchbegriff ein, werden Telefonbücher, Journal-Einträge, Kontakte und das Chat-Archiv durchsucht. Der Suchbegriff kann dabei aus mehreren Begriffen und sogar aus mehreren Wortteilen bestehen.

Beispiel: Sie suchen nach dem Kontakt “Max-Andreas Mustermann” reicht der Suchbegriff “And Muster”.

Die Suchfunktion kann auch im Wählfeld genutzt werden, um schnell Kontakte z.B. für Konferenzen oder Transfers zu finden.

Smart Filter

Smart-Filter sind ein tolles Werkzeug um seine Kontaktliste schnell nach bestimmten Attributen oder Status zu filtern z.B wer ist gerade Online oder zeige nur meine Favoriten.

Benachrichtigungen sind Popups, die erscheinen, sobald eine Aktion stattfindet. Sie geben Informationen über die Art der Aktion, des Anrufers bzw. Konversations-Kontakt und bietet die Möglichkeit über das Popup gleich zu reagieren.

Benachrichtigung	Beschreibung
	Benachrichtigung über einen aktuell ausgehen Anruf mit der Möglichkeit den Anruf zu beenden mit Click auf den roten Hörer.
	Benachrichtigung über einen aktuell eingehen Anruf mit der Möglichkeit den Anruf anzunehmen mit Click auf den grünen Hörer.
	Benachrichtigung über einen aktive Anruf mit der Möglichkeit den Anruf… …zu halten mit Click auf das Pause-Symbol. …zu beenden mit Click auf den roten Hörer.
	Benachrichtigung über einen verpassten Anruf mit der Möglichkeit zurück zu rufen mit Click auf den grünen Hörer.
	Benachrichtigung über eine neue Chat-Nachricht mit der Möglichkeit zurück zu schreiben.

Über Einstellungen können Sie Ihre Benachrichtigungen anpassen:

Mit der Gruppen-Funktion erstellen Sie permanente Gruppen welche eine menge Funktionen bieten.

1. Gruppen-Chat
2. Audio-Konferenz
3. Video-Konferenz
4. Online-Meetings mit Screensharing

Klicken Sie in der Kontaktliste auf das “+ - Symbol” um eine neue Gruppe zu erstellen. Sie können so viele Gruppen anlegen, wie Sie möchten. Im nächsten Schritt vergeben Sie einen Gruppennamen, Gruppenbild und fügen die gewünschten Teilnehmer hinzu. Abschließend speichern Sie die Gruppe mit dem “Disketten-Symbol”. Die neue Gruppe erscheint nun in Ihrer Kontaktliste.

Gruppe verwalten

Um eine Gruppe zu verwalten, klicken Sie in der Kontaktliste auf die entsprechende Gruppe. Im Contentbereich erscheint im oberen Abschnitt ein kleines Infosymbol. Hier nehmen Sie Änderungen an der Gruppe vor. Wünschen Sie keine Benachrichtigungen mehr, können Sie die Gruppe über das Lautsprechersymbol stummschalten. Zusätzlich können Sie Gruppen öffentlich machen, indem Sie den Gastzutritt erlauben. Eine detaillierte Anleitung zu public Gruppen in Verbindung mit dem WebClient, finden Sie hier.

Es gibt 2 Möglichkeiten eine Chat Konversation mit einem Kontakt zu starten. Mit einem direkten Klick auf den Kontakt in der Kontaktliste oder während einem Gespräch in den Anrufoptionen.

Für einen Gruppenchat wird eine Gruppe benötigt. Haben Sie noch keine Gruppe angelegt, erstellen Sie sich zunächst eine neue Gruppe.

Klicken Sie in der Kontaktliste auf die gewünschte Gruppe. Im Contentbereich erscheint nun die Konversation der jeweiligen Gruppe. Sie können von dort aus auch eine Gruppen-Konferenz starten. Zum Verlassen des Chats, klicken Sie einfach auf das X Symbol in der oberen rechten Ecke.

Ist der Konversations-Bereich nicht im Fokus, und Sie erhalten eine neue Nachricht, so erscheint in der Kontaktliste am Profilbild und am jeweiligen Kontakt eine Hinweismeldung. Am Profilbild erkennen Sie immer die gesamten, noch nicht gelesenen, Nachrichten. Kontakte mit neuen Nachrichten, rutschen in der Kontaktliste automatisch nach oben, sofern die Sortierung so eingestellt wurde.

Der Client bietet Ihnen die Möglichkeit mit Ihren Kollegen Dateien auszutauschen. Dafür gibt es drei Möglichkeiten.

• Klicken Sie bei einer bereits bestehenden Konversation mit dem Kollegen auf das Büroklammern-Symbol. Anschließend können Sie auf Ihrem Rechner die gewünschte Datei auswählen und somit verschicken:

• Sie können bei einer bereits bestehenden Konversation mit dem Kollegen auch die Datei einfach auf das Konversations-Feld ziehen. Beim Loslassen der Datei wird diese versendet:

• Falls Sie keine bestehende Konversation offen haben, können Sie die Datei auch in der Kontaktliste auf das Profil-Feld des Kollegen ziehen. Beim Loslassen der Datei wird diese versendet:

Oft kommt es vor, dass Sie sich schnell mit Kontakten abstimmen müssen. Um nicht jedes Mal einen Konferenzraum zu belegen, gibt es die Gruppen Konferenzen. Für eine Gruppen Konferenz wird eine Gruppe benötigt. Haben Sie noch keine Gruppe angelegt, erstellen Sie sich zunächst eine neue Gruppe.

Um eine Gruppen Konferenz zu starten oder beizutreten, rufen Sie die entsprechende Gruppe an. Das System wird Ihnen wie in einem Konferenzraum alle nötigen Infos zur Konferenz mitteilen.

Sind bereits Kollegen in einer Gruppen Konferenz, erkennen Sie dies daran, dass die Gruppe nun grün hervorgehoben ist. Beitreten können Sie ganz einfach, indem Sie die Gruppe anrufen.

Während der Gruppen Konferenz stehen Ihnen eine Reihe von Funktionen zur Verfügung.

• Gruppen Chat
• Auf Video-Session umstellen
• Screensharing

Verlassen können Sie die Gruppen Konferenz über den roten Hörer.

Video-Telefonie

Während eines Telefonats, können Sie ganz einfach auf Video-Telefonie umschalten, sofern eine entsprechende Webcam vorhanden ist. Ob Ihre Webcam richtig funktioniert, sehen Sie in den Client Einstellungen.

Die Video-Telefonie startet standartmäßig im Vollbildmodus.

Das Chat-Symbol öffnet die aktuelle Chatkonversation des Kontakts oder der Gruppe. Das Video-Menü bietet folgende Optionen:

Option	Beschreibung
Auflegen	Beendet das komplette Telefonat.
Video an/aus	startet/beendet das Video Telefonat und kehrt zum normal Audio Telefonat zurück.
Screensharing an/aus	startet/beendet das Screensharing.
Fullscreen aus	Minimiert den Fullscreen und integriert Video/Screensharing in den Contentbereich des Client.
Weiere Optionen (3 Punkte)	Erweitert das Menü.
DTMF Dialpad	Blendet das Wählfeld ein.
Stummschalten aus/ein	Schaltet das Mikrofon aus/ein.
Kamera wechseln	Wechselt die Kamera Font/Back - nur am Mobiltelefon.

 

Wenn Sie den Vollbildmodus verlassen, wird das aktive Video/Screensharing Telefonat minimiert und in den Client integriert. Von dort aus haben Sie wieder Zugriff auf die gewohnten Funktionen. Natürlich können Sie auch wieder mit den Buttons unter dem Videofenster zurück in den Vollbildmodus wechseln.

Während dem Telefonat können Sie mit einem Klick auf den Screensharing-Button Ihren Bildschirminhalt mit dem Gesprächspartner teilen.

Die Screensharing-Session startet standardmäßig im Vollbildmodus. Ihnen stehen die selben Optionen wie bei der Video Telefonie zur Verfügung.

Sie können während einem Video-Telefonat gleichzeitig Ihren Bildschirminhalt mit Ihrem Gesprächspartner teilen. Dazu klicken Sie im Menü einfach auf Screensharing starten.

Der Video-Bereich wird minimiert und macht Platz für den Bildschirminhalt des Gesprächspartners. Auch hier stehen Ihnen wieder alle gewohnten Optionen zur Verfügung.

Als Basis für folgende Funktionen wird eine Gruppe benötigt. Haben Sie noch keine Gruppe, erstellen Sie sich zunächst eine neue Gruppe.

Starten Sie nun eine neue Gruppen Konferenz oder treten Sie einer existierenden Gruppen Konferenz bei. Nun können Sie die Video- und Screensharing Funktion mit mehreren Konferenzteilnehmern nutzen.

Das Journal gibt eine Übersicht über alle getätigten Anrufe.

Im Journal haben Sie die Möglichkeit mit einem Rechtsklick auf den Eintrag

• Details eines Anrufers zu kopieren (Anrufzeit, Art des Anrufs, Name des Anrufers, falls vorhanden, und Telefonnummer),
• nur die Rufnummer zur weiteren Bearbeitung zu kopieren
• oder die Rufnummer für einen Rückruf in das Wahlfeld zu übertragen.

 

 

 

Der Client bietet neben dem Firmen-Telefonbuch auch ein eigenes (privates) welches Sie selber anlegen und pflegen können. Legen Sie einen Eintrag in Ihrem privaten Telefonbuch, wird dessen Name bei einem eingehendenen Anruf nur in Ihrem Client angezeigt.

Möchten Sie externe Kontakte aus Ihrem Telefonbuch in die Kontaktliste mit aufnehmen, so können Sie im Telefonbuch den entsprechenden Kontakt als Favorit markieren.

 

Faxen über den Telefoniebereich

Faxen über den Telefonbucheintrag

Falls die Faxnummer bereits bekannt und im Telefonbuch hinterlegt ist, kann das Fax auch mit einem Klick auf das Fax-Symbol im Telefonbuch versendet werden:

Faxen über einen überwachten Ordner (PDF to Fax)

Über die Client-Einstellungen > PDF ZU FAX EINSTELLUNGEN können Sie auf Ihrem Rechner einen Ordner definieren. Dieser Ordner wird vom Client überwacht. Sobald eine PDF-Datei in diesem Ordner gespeichert, kopiert oder gedruckt wird, öffnet der Airphone Client den Fax-Dialog um diese Datei zu versenden.

Automatisches Faxen über einen überwachten Ordner

Fax-Steuerfelder werden als normaler Text in das zu sendende Dokument eingefügt, anschließend verarbeitet der Fax-Server diese Anweisungen.

Vorbereitung

Damit die Steuerfelder aus dem PDF-Dokument erkannt werden können, wird das Ghostskript auf Ihrem Rechner benötigt. Ist das Ghostskript installiert muss der Pfad der Ghostskript-Datei gs über die Client-Einstellungen > PDF ZU FAX EINSTELLUNGEN ausgewählt werden.

Automatisches Sende

Fügen Sie die Steuerfelder in das zu sendende Dokument ein.

Bitte beachten Sie, dass diese Steuerfelder vom Empfänger auch gelesen werden können. Ggf. können Sie mit bestimmten Schreibprogrammen “unsichtbar” gemacht werden (z. B. weiße Schrift auf weißem Hintergrund).

Verfügbare Steuerfelder
@@+FAX:+49991123456789@@	Das Fax muss mindestens dieses Steuerzeichen mit der Zielnummer enthalten.
@@+TAG:Bestellung XYZ@@	Optional kann der Fax-Job mit einem Betreff versehen werden.
@@+NOTIFY:mustermann@musterfirma.de@@	Optional kann festgelegt werden, wer über den Status des Fax-Jobs informiert werden soll.

Wie bereits im vorherigen Punkt beschrieben, können Sie über die Client-Einstellungen > PDF ZU FAX EINSTELLUNGEN auf Ihrem Rechner einen Ordner definieren, der vom Client überwacht wird. Sobald eine PDF-Datei in diesem Ordner gespeichert, kopiert oder gedruckt wird, werden die Steuerfelder ausgewertet und die Datei als Fax versendet.

Voicemailbox abrufen

Mit dem Klick auf das Voicemail-Box-Symbol können Sie Ihre Voicemail-Box direkt anrufen. Weitere Optionen erfolgen über die Ansagen der Voicemail-Box.

 

 

Tastenkürzel

Bei der Installation des Clients sind die Tastenkürzel bereits vordefiniert. Diese können Sie aber nach Ihren Wünschen belegen.

Im folgenden werden die globalen Tastenkürzel näher erklärt:

Tastenkürzel	Beschreibung
Intelligentes Abheben	Sie können einen ankommenden Anruf unter Verwendung des Tastenkürzels annehmen, auch wenn der Client nicht im Fokus ist.
Click-to-Dial	Diese Funktion ermöglicht es mit einem Tastenkürzel aus dem Browser oder einem Dokument heraus eine Nummer zu wählen.
Fenster umschalten	Diese Funktion ermöglicht es mit einem Tastenkürzel den Client in den Vordergrund zu holen oder zu minimieren.

 

Client-Einstellungen

Profil Einstellungen

Einstellung	Beschreibung
Avatar	Ändern Sie Ihr Profilbild. Lassen Sie sich ein Profilbild generieren oder laden Sie sich ein Profilbild vom Computer hoch.
Kontaktliste	Sortieren Sie Ihre Kontaktliste nach Ihren Anwendungsvorlieben.
Listenstil	Es stehen 2 Kontaktlistenstile zur Verfügung. “Listenansicht” für eine schmale Kontaktliste und “Details” für eine detailiertere Ansicht.
Automatische Abwesenheit	Ist Ihr Computer nicht gespehrt und Ihre Maus bewegt sich für XXX Sekunden nicht, wechselt Ihr Status auf gelb “Bin gleich zurück”
Journal / Systemanrufe ausblenden	Blendet Systemanrufe wie Voicemail etc. aus dem Journal aus.
Passwort ändern	Passwort neu vergeben - funktioniert nur, wenn das Passwort nicht von extern kommt (z.B. Active Directory)

Rufumleitungen

Um eine Rufumleitung zu setzen, geben Sie die gewünschte Rufnummer in das Feld ein. Nach einem Klick ist diese gesetzt und aktiv. Zum deaktivieren, klicken Sie auf das rote X-Symbol neben der Rufnummer. Sofern vom Administrator eingerichtet, finden Sie mit einem Klick auf das Eingabefeld ein Drop-Down Menü, in welchem vordefinierte Rufumleitungen hinterlegt sind.

Audio und Headset Einstellungen

Einstellungen für Headsets unterstützter Hersteller Sennheiser, Jabra und Plantronics. Diese sollten auf “Auto” stehen, um eine schnelle Hardware Erkennung angeschlossener Geräte zu gewährleisten. Stellen Sie das Mikrofon, Lautsprecher und den Klingelton der angeschlossenen Headsets ein.

Meine Geräte

In den Follow Me Einstellungen bestimmen Sie selbst, sofern es durch den Administrator freigeschalten wurde, welche Ihrer Endgeräte wann klingeln soll. Zusätzlich können Sie vordefinierte Arbeitsplätze auswählen, an denen Sie sich anmelden können.

1. Bestimmen Sie Ihr Endgerät das für ausgehende Telefonate verwendet werden soll.
2. Legen Sie fest, welches Ihrer Endgeräte wann klingeln soll.
3. Pairen/unpairen Sie Ihr Mobilgerät.

Client Einstellungen

Hier legen Sie die Basiseinstellungen des Client fest.

1. Ändern Sie die Sprache
2. Wählen Sie zwischen 2 Farbmodi, hell und dunkel.
3. Bestimmen Sie einen Download Ordner in dem die Dateien von Übertragungen gespeichert werden.

Aktionen

In den Aktionen können Sie Anrufdaten an Drittanwendungen weitergeben. Hier haben Sie die Möglichkeit Daten an eine URL, oder an eine installierte Anwendung weiter zu geben.

Die Anwendungsfälle sind hier vielfälltig. Sie können die Variablen ${name}, ${number}, ${MDC_LABEL-X} oder ${MDC_SKILL-X} (Labels) als Parameter verwenden.

Einstellung	Beschreibung
URL	Geben Sie hier die URL ein, gefolgt von den gewünschten Parametern.
URL automatisch öffnen	URL automatisch bei eingehendem Anruf öffnen.
Anwendung	Wählen Sie hier die installierte Anwendung auf Ihrem Computer aus.
Parameter	Hinterlegen Sie hier die Parameter, die an die Anwendung übergeben werden soll.
Anwendung automatisch öffnen	Anwendung wird automatisch gestartet bei eingehendem Anruf.